各位朋朋好，我是Kiki～～～
上次分享完人在台灣的海外接案經驗後，收到蠻多迴響，有些朋友表示多了一點信心，但也有不少人告訴我，就算英文基礎不錯，要真的跨出那一步，跟國外客戶書信往來、開會對談時，總還是覺得卡卡。怕用詞不對、顯得不夠專業，或是聽錯對方的意思。
會有這樣的顧慮，不僅僅是因為沒在全英文環境生活過而產生的心理壓力，也有一部分是因為對海外接案流程不熟悉，所以連客戶應對、該怎麼問問題都不清楚。
今天就來分享一下我自己實際經驗的完整的接案流程，以及在流程中每個階段用得到的英文句子，和特殊合約用詞，讓大家跨出心理舒適圈！
一、完整接案流程
洽談階段
收到案件需求後，評估是否進入細節討論，或是婉拒
在線上面談中了解客戶需求，面談後透過eamil提供詳細報價，或是先請客戶補充更多資料再報價。
簽約階段
合約內會明定服務內容、所有權歸屬、付款規則及方式等。需要跟客戶確認由誰撰寫合約，來回可能會修改很多次。
合約確認無誤後，通常是採用線上簽約的方式。
接著就可以寄給對方第一筆請款單（invoice），收到頭款後才開工。尤其是遇到完全不熟的客戶，先收頭款才有保障唷！
正式執行
開始執行後，會先召開初次專案會議（kick-off call），接著通常是透過email或是Slack保持聯繫。
製作完成，客戶確認交付物（deliverables）無誤後，就可以寄送尾款請款單，讓客戶付錢錢啦！
收款後別忘了向客戶致謝，持續保持聯絡
我認為接案過程重點要盡可能放在掌握專案細節、問對問題讓專案可以持續進行，而不是在煩惱英文遣詞用字上，因此必要時我也會借助AI的力量，協助撰寫回覆。
二、各階段實用英文用句
1. 收到案件需求洽談
有興趣，直接排面談時間：
Thank you for reaching out to me! I’d love to hear more details about this project. Feel free to book a meeting here: [貼上會議連結]
先讓客戶了跨時區合作現況和遠距工作的專業，建立信心：
Hi I’m currently based in [城市] ([時區]) and have extensive experience working remotely with international clients, so collaborating across time zones is not a problem.
有興趣但目前沒空，需要保留後續合作機會：
Thank you for reaching out and considering me for [職位/專案]. I’m genuinely interested! My current schedule is booked through [具體時間點], but I’d like to stay in touch and reconnect in [具體時間點].
有興趣但目前沒空，可以詢問客戶的時程規劃是否能夠調整：
My schedule is fully booked at the moment, but I'll be available after [時間] . Would that timeline work on your end?
2. 線上面談，了解需求
在進入線上面談時，我會先了解整體專案內容、優先順序、預算、了解一下我接下來會合作的設計團隊及回報的對象，以及最終交付物，確保雙方需求匹配：
了解自己的主要任務及職位：
What would my role and main responsibilities be on this project?
如果客戶的需求比較籠統，詢問接到任務後優先要解決什麼：
What are the top priorities for this project?
理解預算及時程規劃：
Do you have a budget range and timeline for this?
是否需要跟客戶現有團隊合作，要跟誰回報：
How would I be collaborating with your team, and who would I report to?
是否有指定以哪種設計工具製作：
Which tools should I be using? Figma or Photoshop?
了解客戶現有的設計執行方式：
Could you walk me through your current workflow?
確認交付物內容及格式：
What are the final deliverables?What format do you need the final files in?
詢問合理的修改次數上限：
How many rounds of feedback or revisions are you expecting for this?
3. 報價確認、合約撰寫、簽約
同樣是合約，在簽約之前要先要先釐清SOW（Statement of Work）與MSA（Master Service Agreement）、Contractor Agreement這三者的不同
SOW：我根據了解客戶需求後，著手規劃的服務內容細節及預估報價，有點類似台灣常見的報價單。
MSA：確定要承接後，由我這邊擬定的主約，明定智慧財權歸屬及更詳細的責任義務。
Contractor Agreement：由客戶擬定的主約
Contractor Agreement 或是MSA，由我和客戶擇一擬定就好，而SOW通常則作為附件的方式，附在MSA或是Contractor Agreement後供參考用。有時候比較小的案件，也可以直接簽署在SOW上，就當作是一種合約。
因此進入準備簽約環節後，可以先跟客戶溝通看看，是要由誰負責擬定合約：
客戶擬定合約還是你來擬定：
Would you like to send over a contractor agreement, or should I draft a Master Service Agreement (MSA) on my end?
提出合約修改需求：
I’ve reviewed the document and made edits only to the scope and timeline terms under [Budget and Timeline section] , everything else looks good to me.
要求增加條款：
Could we add a clause covering [詳細條款內容]?
客戶臨時加需求、超出原本範圍：
I want to make sure we're on the same page on scope. Anything beyond [原始範圍] will need a separate quote and timeline adjustment.
合約確認沒問題，準備電子簽約：
I’ve reviewed the agreement and everything looks good. I’ve signed it and attached it here. Let me know if you’d prefer a DocuSign version.
關於更多合約內容的細節及關鍵字，將在下篇撰寫更多細節說明！
4. 準備收取頭款開工
簽約完後就可以準備開工啦，這時候記得寄送你的第一張請款單（Invoice），先收取頭期款！
e-mail寄送請款單：
Now that the agreement is signed, I’m excited to get started! Please find the attached invoice for the deposit / downpayment.
準備召集專案啟動會議：
I’d love to schedule a quick kick-off call to align on a few things before we dive in, including [討論內容].
5. 開工後定期回報或開會
要用email或是Slack溝通：
Would you prefer we communicate over email, or Slack?
臨時要快速討論：
Are you available to hop on a quick call now?
或是明天討論：
Would you be able to sync tomorrow on the project details?
進度回報：
I have some progress on [專案]! Please see [簡報內容] for details.
突發狀況，時程可能會拖延：
We’ve run into an unexpected issue with [問題內容], and I’d estimate this could push the timeline back by [X days].
提前告知遇到的挑戰和嘗試的解決方案：
I wanted to flag a challenge early: [問題內容]. Here’s how I’m planning to handle it: [方案].
催資料時可以循序漸進，語氣一次比一次直接：
先確認客戶真的有收到上一封e-mail：
Just checking in to see if you’ve received my last email about [專案].
再追一次，請對方有空時傳資料過來：
I wanted to follow up, could you send over [專案] when you get a chance? I’d like to keep things on track for [時程].
最後通牒，如果不給資料會趕不上截止日：
Hi, just a heads-up: without [內容], I won’t be able to hit the [日期] deadline. Could you confirm when I can expect it?
6. 寄送結案請款單，等待收款
依照簽約內容的不同，我會每週寄送請款單收款，或者是統一到月底月結。記得任務完成後提供客戶你的交付物連結，並且記得寄送請款單
提供檔案連結：
All deliverables are available in this Google Drive folder: [連結]. Let me know if you have any question!
寄送請款單：
Attached is the invoice for [服務內容], totaling [金額]. Payment is due within [15] days (Net 15).
7. 收款後致謝，持續保持聯絡
收款結案之後，別忘了向客戶致謝，給客戶一個好印象讓他之後記得有案子就會找你！
It was a pleasure working with you. If you ever need help with [service] in the future, feel free to reach out!
結語
根據我實際經驗，在海外接案卡關的地方，不一定是因為英文不夠好造成的，而是不知道流程走到哪、該問什麼問題、工作經驗不足導致。先把流程熟悉，搞清楚自己的立場，再把對應的句型套進去，就會發現真正需要臨場反應的英文，比想像中少很多。
看到這裡，如果你還想了解其他更道地的溝通方式，或是簡單好用的慣用語，也別忘了收聽我們最新一集的podcast：EP12｜英文不好也能海外接案嗎？外國客戶常用的職場英文與溝通潛規則，了解海外接案趣事吧！